1.Inscription, Annulation et Interruption de la colonie

L’inscription devient définitive uniquement à réception de la fiche médicale dans le délai indiqué sur celle-ci. En l’absence de cette fiche à la date prévue, le Service Vacances se réserve le droit d’annuler l’inscription. Dans ce cas, l’intégralité des sommes versées sera remboursée.

Les autres documents demandés (hors fiche médicale) doivent parvenir au Service Vacances au plus tard une semaine avant le départ. Si le dossier du participant est incomplet au jour du départ, le/la responsable du séjour peut refuser la participation. Dans ce cas, 20% des sommes versées seront remboursées.

En cas d’annulation écrite de la part des parents/tuteurs, les frais suivants s’appliquent :
- Plus de 2 semaines avant le départ : remboursement intégral ;
- Entre 14 et 2 jours avant le départ : 80% du montant est remboursé ;
- Moins de 2 jours avant le départ : 50% du montant est remboursé.

Seule la présentation d’un certificat médical permet un remboursement complet. Ce certificat doit être transmis au plus tard dans les trois (3) jours suivant le départ du séjour de vacances.

En cas d’absence du participant au séjour de vacances sans annulation préalable, le montant total du séjour reste dû et ne sera pas remboursé.

Le Service Vacances se réserve le droit d’annuler la colonie (par ex. nombre insuffisant de participants ou toute autre raison organisationnelle majeure). Dans ce cas, l’intégralité des sommes versées sera remboursée.

Le Service Vacances se réserve le droit de mettre fin au séjour d’un participant pour :
- raisons médicales, ou
- comportement jugé intolérable par le/la responsable du séjour, compromettant la sécurité ou le bon déroulement du groupe.
Dans ce cas, les parents/tuteurs s’engagent à organiser et financer le rapatriement. Aucun remboursement du prix du séjour ne sera accordé.

Les parents/tuteurs s’engagent à fournir des papiers d’identité valides couvrant toute la durée du séjour. Tout manquement peut entraîner le refus de participation sans remboursement.

2.Encadrement des enfants

Tous nos moniteurs/monitrices sont des jeunes bénévoles, qui ont suivi les formations animatrices auprès de la Croix-Rouge de la Jeunesse

Pour pouvoir garantir un bon encadrement des participants, nous demandons aux parents/tuteurs de s’engager à nous communiquer toutes les données de l’enfant (maladies, troubles de comportement, handicap, …). Ceci nous aidera, pour certain cas précis, d’agrandir nos équipes pour pouvoir répondre à des besoins spécifiques.

3.Prescriptions médicales

Dans le cas où le participant aurait des prescriptions médicales, nous vous demandons de bien vouloir remplir et d’emmener l’annexe 1 (Fiche de délégation parentale pour l'administration de médicaments) de la fiche de renseignements médicaux et une copie de l’ordonnance médicale actuelle (datée inférieur à un an) au plus tard au départ, ainsi que d’emmener les médicaments tout en indiquant sur le paquet le nom du participant ainsi que le dosage. Nous vous conseillons d’en informer le responsable de l’équipe d’encadrement, le jour du départ.

4.Objet de valeur et GSM

Le Service Vacances décline toute responsabilité pour des objets de valeurs (p.ex. GSM, PSP, bijoux ou autres)

Les responsables de la colonie de vacances se réservent le droit de confisquer tous GSM ou Smartphone pour les participants en dessous de 18 ans. Ces objets peuvent provoquer l’isolation du participant et générer des coûts importants en cas d’une mauvaise manipulation.

Le Service Vacances décline toute responsabilité pour ces objets en cas de vol, perte, dommage ou mauvaise utilisation.

5.Retour

Les parents/tuteurs s’engagent à venir chercher leurs enfants à l’heure.

En cas d’un retour avant l’heure ou d’un éventuel retard, les parents/tuteurs seront informés par le responsable du séjour.

6.En dernier lieu nous tenons à vous informer de quelques détails importants :

Les participants (14 -17 ans) inscrits à nos séjours de vacances jouissent de certaines libertés dans leur emploi du temps. Sous certaines conditions, et dans des situations bien limitées, ils peuvent être autorisés à se déplacer librement en petits groupes (jamais individuellement). Ces libertés dépendent du comportement de tous les participants. Dans le cas où notre confiance se trouverait abusée, nous serions obligés de restreindre ces libertés de façon notable.

Les participants âgés entre 4 – 13 ans seront toujours en compagnie des moniteurs pour toutes les activités et excursions pendant le séjour.

Toutes les dépenses en relation avec des activités du programme sont incluses dans le prix du séjour.

Les actes de vandalisme, de troubles de voisinage intentionnel, ainsi que le vol seront sanctionnés par le renvoi.

La consommation d’alcool est interdite pendant tous nos séjours.